La trésorerie fait partie des éléments primordiaux pour toute entreprise, quels que soient sa taille et son domaine d’activité. S’il s’agit d’un postulat tout à fait acquis pour les dirigeants et les gestionnaires d’entreprise, force est de constater que des efforts sont encore nécessaires au niveau de la gestion. En effet, 57 % des dirigeants de PME font encore face à des retards de paiement, ce qui leur fait encourir des risques sur leur développement. Cette situation est aussi problématique pour les capacités de financement bancaire et peut même nuire à l’activité de l’entreprise et conduire à la faillite. Ainsi, le recouvrement des créances doit s’imposer comme un axe majeur de la politique d’entreprise, d’où la nécessité de recourir à un logiciel spécialisé. Ci-dessous, les principaux avantages à utiliser ce type d’outil.
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La réduction des délais de paiement
Il est nécessaire de diminuer l’encours client pour parvenir à l’amélioration de la trésorerie de l’entreprise. Pour ce faire, le dirigeant de l’entreprise doit procéder à la réduction des délais de paiement des clients, ce qui peut se faire grâce à un logiciel de recouvrement de créances comme celui proposé par le site https://www.clearnox.com/fr.
Pour réduire les délais de paiement, il est nécessaire de réduire les risques d’impayés en s’adressant au client de telle sorte à ce qu’il reçoive le bon message de relance, qui lui permette de régulariser sa situation. La réactivité de chaque client dépend cependant des moyens mis en œuvre pour le relancer : coup de fil, courrier électronique, notification, courrier postal… Un logiciel de recouvrement de créances permet de personnaliser la procédure après avoir établi un profil payeur. Il s’agit d’une méthode rapide et très efficace pour la relance.
La mise en place d’une étape de prévenance
Il est aussi utile de relancer la clientèle avant l’échéance afin de limiter au maximum l’encours client. Pour ce faire, l’entreprise peut procéder à la mise en œuvre des moyens permettant d’inciter au règlement des factures. Il faut notamment mettre en place une étape de prévenance, autrement dit il faut que le client puisse recevoir en amont de l’échéance de la facture un rappel de son montant et de sa date d’exigibilité. Ce service supplémentaire permet de faire en sorte à ce que le client soit dans de bonnes dispositions pour effectuer le paiement. Le logiciel de recouvrement de créances peut proposer cette fonctionnalité qui est généralement associée à un système de paiement en ligne pour que les créances puissent être encaissées en avance par l’entreprise.
La personnalisation des relances
Des délais de paiement réduits équivalent à une trésorerie mieux gérée pour l’entreprise. Pour y parvenir, il faut opter pour une procédure de relance efficace et personnalisée qui puisse accompagner le client depuis l’étape de prévenance jusqu’aux remerciements. Grâce aux logiciels de recouvrement de créances modernes que l’on peut retrouver actuellement sur le marché, il est possible d’avoir accès à de nombreuses fonctionnalités telles que l’attribution d’un score par client, la création de scénarios personnalisés ainsi que l’envoi de relances automatiques.
La réduction des coûts administratifs
Un logiciel de recouvrement de créances peut inclure la fonctionnalité de gestion du poste client afin que le suivi du règlement des factures soit optimisé. Il permet notamment de mettre en place des scénarios assurant une relance automatique des clients selon une segmentation définie à l’avance. L’ensemble des tâches prises en charge par le logiciel vont permettre de réduire la charge de travail des employés du point de vue administratif.
Mesurer, suivre et optimiser le recouvrement des créances
Afin que la trésorerie de l’entreprise soit au beau fixe, il est nécessaire de se doter d’outils permettant de mesurer la performance du processus de recouvrement des créances. La majorité des logiciels peuvent aider à la mise en place d’indicateurs et facilite le suivi ainsi que le lancement d’actions correctrices lorsque cela s’avère nécessaire.
L’amélioration de l’image de marque de la relation client
L’image de marque d’une entreprise est profondément influencée par sa manière de communiquer avec sa clientèle. Elle a ainsi tout intérêt à se doter d’un logiciel de recouvrement de créances pour améliorer la qualité de la relation client. En effet, aucun service comptable (à moins de disposer de beaucoup de temps et de moyens humains colossaux) n’est en mesure de prévenir, relancer et remercier tous les clients dans des délais rapides. C’est un processus qui peut être automatisé grâce au logiciel, ce qui permet à l’entreprise de personnaliser ses échanges avec les clients. En outre, il y a également la possibilité de personnaliser la relance selon les préférences et la situation de chaque client, ce qui est un avantage de taille.
Le travail d’équipe
Un logiciel de recouvrement des créances est conçu de telle sorte à permettre à l’ensemble des acteurs concernés d’avoir une vue d’ensemble des créances commerciales ainsi que de l’état d’avancement de ces dernières. Il agit donc à la manière d’une plateforme collaborative qui permet à tous les concernés de prendre part à la gestion des créances et à la relation client, chaque salarié ayant la possibilité de consulter les données du logiciel en temps réel. Cela permet également d’améliorer la communication interne. S’il y a des litiges, les membres du personnel et autres acteurs concernés peuvent mettre la main à la pâte dans la résolution grâce à la plateforme. En effet, le partage d’informations est plus facile et plus rapide grâce au logiciel de recouvrement des créances.
La réduction du nombre d’erreurs
La fonctionnalité de gestion du poste client du logiciel de recouvrement des créances permet d’éviter les ressaisies, lesquelles sont des sources d’erreurs sur le montant des factures et les délais d’échéances. Selon les scénarios, cet outil peut en effet remonter des notifications aux dates prévues afin de favoriser le paiement de la facture en temps et en heure.
L’amélioration du cash flow
Cet avantage est le principal objectif d’une entreprise qui utilise un logiciel de recouvrement des créances : faire payer plus rapidement les clients afin de pérenniser la trésorerie et améliorer la santé financière de la structure.