La salle de réunion est le lieu où l’on conçoit les idées stratégiques et les plans marketing des entreprises. Une salle de réunion est une salle dont l’aménagement permet de faciliter la collaboration au sein d’un groupe de travailleurs. Ces travailleurs aussi appelés collaborateurs se retrouvent dans ces salles de réunion pour y discuter de sujets importants qui peuvent impacter sur la vie ou la survie de leur entreprise. Les plus importantes décisions ainsi que les plus grands projets d’une entreprise ont été évoqués entre les murs d’une salle de réunion. La présence d’esprit de chaque participant est la clé de réussite d’une organisation, pour que chaque participant soit en totale possession de ses moyens, la salle de réunion nécessite un certain aménagement pour le confort de ces derniers. Voici quelques conseils pour aménager efficacement une salle de réunion.
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Comment meubler rentablement une salle de réunion ?
L’aménagement d’une salle de réunion nécessite plus qu’une simple table de bureau et une chaise. Comme la salle de réunion est destinée à accueillir plusieurs personnes pendant un moment assez prolongé, il faut miser sur son confort. Chaque dimension de salle de réunion possède un nombre maximal de personnes. Pour cela, le mobilier à choisir dépend des dimensions de la salle de réunion : s’il s’agit d’une salle entière consacrée à la salle de réunion ou d’un vaste bureau doté d’un espace de travail où il est possible de placer une table de réunion.
En fonction de sa dimension, le mobilier de cette salle doit tenir compte de la taille de la salle ainsi que de la taille de la table de bureau à mettre en place. Il faut sélectionner minutieusement le mobilier de bureau de petite taille pour un espace de travail réduit. Ceci est un point à ne pas négliger, il faut toujours veiller à ce l’aménagement de la salle de réunion soit aéré, il est impératif que les collaborateurs puissent aller et venir librement.
Il faut opter pour un mobilier de salle de réunion dont l’aménagement optimisera aussi bien l’esthétique que le confort. Stimuler la vision en agençant de façon optimale l’aménagement des salles de réunion aidera les participants à la réunion à conserver une excellente concentration. Il est possible d’opter pour des tables, des chaises et des mobiliers originaux, comme les mobiliers scandinaves par exemple.
Il faut maximiser le confort dans les salles de réunion. Comme les participants occupent les salles de réunion parfois durant des heures d’affilée, il faut opter pour des chaises offrant un confort optimal.
L’aménagement des tables dans la salle de réunion doit favoriser la communication entre les collaborateurs. Les tables dans les salles de réunion adoptent une forme circulaire ou rectangulaire pour rendre l’espace de travail agréable et favorable à la communication au sein du groupe. La présence d’un tableau blanc faciliterait également les discussions lors des réunions de travail dans ces salles spécifiques.
Il est également fortement conseillé pour une salle de réunion d’avoir une fontaine à eau ou une machine à café installée pour le bien-être des collaborateurs durant les réunions de longue durée. Cela leur permettra d’étancher leur soif, mais aussi de grader une certaine liberté de mouvement même confiné dans la salle. Mis à part l’aménagement de l’espace de travail, la décoration des murs a également sa nécessité.
Comment habiller les murs d’une salle de réunion
Contrairement aux idées reçues, une salle de réunion ou un lieu de travail doit généralement être décoré. Un espace de travail, notamment une salle de réunion, reste un lieu de vie qui se doit d’être agréable pour le bien de tous. Qui voudrait passer des heures dans une salle de réunion sans vie ? Habiller les murs de la salle de réunion avec diverses décorations donnera du coup de peps à ce qui se procède dans la salle et évitera aux participants de s’endormir sur place.
En guise de décoration pour les murs de la salle de réunion, accrocher des tableaux encadrés qui pourraient représenter la créativité de l’entreprise afin de créer une ambiance agréable au sein de l’espace de travail. Selon la fonction de chaque salle de réunion, certains possèdent un écran de projection permettant de projeter des visuels pour mieux illustrer les propos dans les réunions. Les écrans de projection ou les vidéos protecteurs sont des outils indispensables à une salle de réunion dont la fonction est d’illustrer et de schématiser les idées lors des réunions. Il est également possible d’accrocher des citations ou des pensées emblématiques de personnes connues sur les murs, telles des mantras, elles serviront à répandre une ambiance positive dans l’espace de réunion.
La pièce décoratrice de la salle de réunion qui a su parcourir les années, mais n’a jamais changé en notoriété, ce sont les posters. Les posters ont toujours décoré les murs des salles de réunion sans jamais modifier sa valeur.
Pourquoi faire attention à l’aspect général de la salle de réunion ?
L’efficacité de l’aménagement d’une salle de réunion réside notamment dans l’harmonisation de tous les aspects cités précédemment. Pour que la salle de réunion donne envie que l’on y reste, il faut veiller à ce que chaque élément de décoration et chaque mobilier trouve sa place idéale : Une plante dans un coin, la fontaine à eau contre un mur, la table de réunion bien au milieu, les bonnes chaises autour, etc.
Hormis les détails, il est également possible de choisir un aspect fermé ou ouvert à l’espace de travail ou à l’espace de réunion. Un espace de travail peut servir en même temps d’espace de réunion s’il est ouvert. Comme beaucoup d’entreprises aujourd’hui, il existe les espaces ouverts où les collaborateurs sont en contact permanent les uns avec les autres. Ce concept se nomme un open space.
Ou le contraire, optez pour un espace de travail en toute intimité, fermé par des murs ou cloisonnés par des vitres pour laisser filtrer la lumière. Telles que les différentes salles de réunion que possède Cleram.
Comment avoir un bon éclairage en salle de réunion ?
Un bon éclairage en salle de réunion a pour but d’apporter une bonne visibilité dans toute la salle. Il optimise également la qualité de la visibilité des vidéos projections en cas d’utilisation de celles-ci dans l’espace de réunion.
Un éclairage de qualité aide aussi dans les prises de note. De manière générale, il est conseillé d’installer des dispositifs pouvant fournir une puissance lumineuse équivalente à 500 lux.
Il est aussi possible de choisir un éclairage plus économique en énergie pour les salles de réunion. En choisissant un espace de travail fermé avec cloison à vitre, la lumière extérieure peut s’infiltrer pour un éclairage naturel puissant et très économique.
Qu’en est-il des salles de conférences ?
Une salle de conférences, de visioconférences et d’audioconférence est une salle de réunion dans laquelle les collaborateurs d’une entreprise procèdent à une réunion à distance. Elle permet de réduire considérable les coûts liés aux déplacements. Les salles de réunion à visioconférence ou d’audioconférence sont en général équipé de fauteuils, de tablettes à micro, d’un rétro projecteur et d’un système audio.
La salle de conférence peut être configurée en fonction des objectifs de réunion qui s’y tiennent. L’aménagement du mobilier d’une salle de conférence peut être modifié selon les besoins particuliers de chaque réunion. La salle peut être configurée en U, en auditorium ou amphithéâtre (c’est-à-dire avec une estrade ou une petite scène à l’avant et les sièges justes en face), en un carré creux ou encore dans le style d’un cinéma.
Une conférence est une réunion de grande envergure qui se déroule hors de l’entreprise. Elle peut concerner une branche d’activités avec diverses entreprises actives et se tient habituellement dans les grands hôtels ou les grands congrès. En général, les salles de réunion de cette importance nécessitent des cloisons insonorisées. La réunion se tenant en salle de conférence est d’une grande confidentialité, elle ne doit être ni entendue ni interrompue.
Comme la salle de réunion, la salle de conférence est équipée d’un excellent système d’éclairage. Elle est munie d’une table de réunion dont la taille et l’agencement dépend des besoins de chaque réunion pour que son aménagement soit efficace. Elle peut également avoir des objets de décoration pour habiller les murs ou une décoration pour orner la table de réunion. Telles que la salle de réunion, des machines à boisson peuvent être installées afin que les participants aux réunions puissent de désaltérer. Une salle de conférence est munie de technologie de pointe comme un écran de gamme pour favoriser le bon déroulement des réunions en visioconférence. Le système audiovisuel composé de haut-parleurs et de micro et de caméras apportent une touche de modernité à l’aménagement d’une salle de conférence.
Bien sûr le mobilier d’une salle de conférence n’est pas à laisser au hasard. La grande table au milieu de la salle de conférence est entourée de fauteuils généralement en cuir, pour procurer un confort optimal aux participants.