Toute entreprise se doit de fonctionner selon une organisation très stricte de son administration et de ses relations extérieures. Elle devrait donc assurer sa gestion par la tenue du livre et du journal de comptes bien spécifiés surtout quand il s’agit de la gestion du paiement des salariés de cette entreprise. Il s’agira du livre de paie et du journal de paie qui sont inscrits au registre comptable. Vous avez besoin de savoir plus sur les écritures de ces deux documents et c’est ce que nous allons vous apporter à travers ce développement.
Table des matières
La tenue d’un livre de paie est-elle obligatoire pour votre entreprise ?
Le livre de paie constitue le document comptable dans lequel sont consignées les informations qui se retrouvent sur le bulletin de paie du personnel de votre organisme. Ce document peut être présenté généralement sous deux formes : le registre physique ou le document numérique. Vous êtes donc libre d’opter pour un registre de paie récapitulatif ou celui détaillé en fonction des attentes de votre organisation.
Nous vous recommandons de recourir souvent à un livre de paie détaillé au cas où vous aurez besoin de sauvegarder l’intégralité des données présentes sur le bulletin de salaire. Mais, si vous ne le souhaitez pas, il serait plus judicieux de préférer celui récapitulatif, car celui-ci ne retrace que les lignes importantes des bulletins de salaire délivrés à vos employés. Depuis l’adoption de la loi du 2 juillet 1998, vous n’êtes plus obligé de tenir un livre de paie dans vos registres comptables.
Le bulletin de paie : un document très capital et obligatoire
Vous avez l’obligation de sauvegarder un double des bulletins de paie libérés à votre personnel, puisque ceux-ci sont obligatoires au regard de la loi (traçabilité de la relation entreprise-salarié). Le bulletin devra être établi dans le respect du Code de travail et doit porter les mentions comme :
- le montant de la mensualité
- le mode de calcul de la mensualité
- les informations personnelles du travailleur.
Nous vous rassurons que c’est le document qui permet au travailleur d’avoir toutes les informations nécessaires sur son traitement salarial.
En tant qu’employeur, vous lui donnez ainsi l’occasion de distinguer son salaire brut, ses prélèvements sociaux vis-à-vis de la caisse sociale… Le salaire brut total sera donc la sommation de sa rémunération de base, ses avantages, ses primes… Le salaire net sera alors la soustraction des cotisations salariales (URSSAF), celles sociales (maladies, retraite…) et l’ASSEDIC du salaire brut…
Le journal de paie : document comptable consacré aux salaires
Le journal de paie est un registre un peu plus complexe qui retrace tous les mouvements financiers relatifs à votre personnel. Il ne se contente pas d’enregistrer les données contenues dans les bulletins de salaire de vos employés, mais ce document comptable est une pièce auxiliaire.
C’est un type de journal qui est pensé pour enregistrer les informations telles que : la date de l’opération, le numéro de compte, le libellé de l’écriture, le libellé, le numéro de pièce… Toutes ces informations sont présentées suivant l’ordre chronologique des événements. Le journal de paie ne fait pas partie des documents obligatoires de votre entreprise. Vous êtes tenu d’inscrire au journal des opérations divers, la totalité des écritures de paie liées aux salariés de votre organisme.
La comptabilisation de la paie : ce que vous devriez y savoir ?
Les écritures doivent nécessairement figurer dans le journal qui est un registre spécialement établi pour les mensualités diverses du personnel. Cette opération consistera donc à affranchir trois différents échelons d’écritures tels que : la détermination du salaire net, le calcul des charges patronales et la compilation des dépenses salariales.
La comptabilisation du salaire net : ce que le salarié perçoit
Cette opération peut être faite de façon simplifiée ou détaillée en fonction de besoin de chacun. Pour une opération de simplification, vous aurez à débiter en premier le compte 641 ‘’rémunérations – personnel’’ afin de créditer le compte 421 ‘’personne – rémunérations dues’’. Si vous êtes parti du principe où vous voulez plus de détails, vous serez amené à amputer plusieurs comptes :
- 6411 pour la rémunération du personnel
- 6412 prenant en compte les mensualités du personnel pour les congés payés
- 6413 pour la rémunération du personnel, volet primes et gratifications…
Ce n’est qu’après avoir débité le(s) compte(s) concerné(s) que vous allez maintenant créditer le compte 421. Ce salaire net que percevra votre salarié devra figurer dans vos registres comptables, mais si vous utilisez un logiciel pour l’établissement de la fiche, c’est plus simple. Il se charge d’identifier le salaire net par un encadrement puis le met en gras sans oublier de notifier à côté « Net à payer ».
La comptabilisation des charges salariales
Cette opération comptable intervient juste après la comptabilisation du salaire net dans vos écritures de paie. Cette étape consiste essentiellement à créditer certains comptes particuliers :
- 431 pour la sécurité sociale
- 4372 pour les mutuelles
- 4373 pour la caisse de la retraite et de la prévoyance
- 4378 pour les autres organismes
- 4421 pour l’impôt sur le revenu…
Si votre entreprise se sert d’un logiciel comptable pour enregistrer les écritures, ce dispositif pourrait passer par des subdivisions pour vous assouplir le mécanisme de calcul des charges. C’est-à-dire au cas où, vous aurez deux caisses de retraite, l’application se permettra de classer la 1re par exemple comme le compte 43731 et la seconde comme le compte 43732. Nous vous informons qu’il est nécessaire que cette utilisation des subdivisions respecte les normes comptables.
La comptabilisation des charges patronales
Unique en son genre, cette opération comptable se déroule en deux étapes dans le respect des règles comptables en fonction de vos attentes, objectifs et préférences. Vous avez la possibilité de recourir aux subdivisions à condition que ses écritures cadrent avec l’architecture des règles en vigueur et renforcent l’équilibre. D’abord, la comptabilisation des charges patronales est la procédure qui permet de réaliser le calcul des cotisations URSSAF. Ainsi, vous commencerez par débiter le montant concerné du compte 6451 »cotisations à URSSAF » avant d’aller ajouter cette même somme au compte 431 « sécurité sociale ».
Il s’agit d’un transfert, car les montants que vous devriez enregistrer devront être identiques. Ensuite, vous passerez maintenant à la saisie des autres charges patronales, puisque les cotisations URSSAF patronales sont passées. Pour comptabiliser l’ASSEDIC, il vous faudra amputer le solde du compte 6454 »Cotisations aux ASSEDIC » qui vous servira à créditer dans intégralité le compte 4374 « ASSEDIC ».
Comptabilité : quel est le mécanisme du regroupement des écritures de paie ?
La méthodologie pour optimiser les écritures de paie afin d’avoir une vision plus claire sur les conditions salariales d’un de vos travailleurs est très commode. Nous qualifions les conditions salariales comme l’ensemble des charges auxquelles ce salarié et votre entreprise se sont engagés ainsi que la mensualité de celui-ci. Pour y voir clair, il vous suffira de provoquer simplement la fusion des trois types d’écritures : celles relatives au salaire net, aux charges salariales et aux charges patronales.
En dehors de la simplification des écritures, le regroupement favorise l’addition rapide de la rémunération nette avec les diverses charges salariales dans les comptes 641 pour déterminer facilement le montant du salaire brut d’un employé.
Par quelle procédure contrôle-t-on les écritures de paie ?
En temps normal, vous aurez deux possibilités pour accomplir le contrôle des écritures dans le journal de paie de votre entreprise. La première étape consiste à vous assurer de la remise à zéro des comptes réservés aux organismes sociaux (431) et ceux du personnel (421) après que vous ayez réglés chacun.
À la seconde étape, vous devriez passer à la comparaison des comptes salaires (641) et des récapitulatifs de l’ensemble des salaires inscrits dans votre livre de paie voire les doubles des bulletins de paie. Nous vous assurons qu’en procédant ainsi, vous pourrez constater les écarts éventuels survenus lors du règlement.
Adopter un logiciel comptable pour votre entreprise : le bienfondé
En ce 21e siècle et air du numérique, rares sont les entreprises qui ne disposent pas encore un logiciel comptable pour mener leurs diverses opérations comptables. Il favorise l’optimisation de la gestion administrative et comptable de votre entreprise et vous fait non seulement gagner du temps, mais aussi booste votre réputation et améliore vos affaires.
Une application comptable aide à éviter au maximum les erreurs en vous permettant d’importer aisément vos écritures. Ensuite, il peut être automatisé pour vous faciliter la saisie des opérations de charges et des salaires, ce qui constitue pour vous un gain de temps. Enfin, au plan organisationnel, une application se montre très profitable pour votre entreprise s’il est utilisé dans les règles de l’art. Nous pouvons aussi vous recommander de prendre l’habitude d’indiquer la période des bordereaux dans les libellés afin d’assouplir les révisions au terme de chaque exercice.