L’administration fiscale chargée de l’assiette des impôts (contrôle et perception) publie chaque année le barème des indemnités kilométriques. Il y a des conditions à respecter pour profiter des avantages des indemnités kilométriques. Mais, comment calculer les indemnités kilométriques et quelle est sa définition exacte ?

Les indemnités kilométriques, c’est quoi ?

Les indemnités kilométriques désignent un remboursement des frais relatif à l’utilisation d’un véhicule personnel, dans le cadre de la réalisation des missions dans une entreprise. C’est un système adopté depuis de nombreuses années en Europe, aux États-Unis, en Australie et en Afrique du Sud. Tout ce qui concerne les frais liés aux besoins des activités professionnelles du dirigeant ou d’un salarié est assuré par les indemnités kilométriques.

Cela concerne, en général, les frais de carburant, l’entretien du véhicule, les frais d’usure, les dépenses concernant les pneumatiques et aussi la prime d’assurance annuelle.

Les frais de stationnement, de parking ne sont pas inclus dans le système des indemnités kilométriques. Par contre ces derniers peuvent être l’objet d’un remboursement complémentaire par l’entreprise.

Seul, le dirigeant ou un salarié peut bénéficier des indemnités kilométriques. Un associé ne pourrait en aucun cas percevoir les indemnités kilométriques si l’associé n’a pas de fonction officielle dans l’entreprise.

Comment calculer alors l’indemnité kilométrique ?

Il faut prendre en compte le nombre de chevaux fiscaux pour calculer l’indemnité. Chaque cheval fiscal est en rapport à un quota. Il est à multiplier par le nombre de kilomètres parcourus. C’est ainsi qu’à chaque voiture utilisée par un dirigeant ou un salarié correspond un quota qui, lui, va être multiplié par le nombre de kilomètre ayant été parcouru pendant un trajet quelconque.

Il est à savoir que ce quota varie chaque année.

Les chevaux fiscaux sont limités à 7, raison pour laquelle à partir de 7 CV, la puissance de la voiture n’est pas inclus dans l’indemnité.

Le dirigeant ou le salarié dispose trois (3) ans pour fournir des justificatifs afin de se faire rembourser les frais liés aux exercices professionnels. Par ailleurs, l’employeur peut fixer un délai et la personne peut bénéficier du remboursement pendant ce délai.

Calcul pour l’indemnité kilométrique pour voiture

Elle se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km liée au besoin professionnel, par des indices du tableau ci-dessous. L’indemnité kilométrique varie selon la puissance fiscale du véhicule ainsi que du nombre de kilomètres parcourus.

La puissance fiscale de la voiture Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000km plus de

20 000 km

3cv ou moins d x 0,502 (d x 0,3) + 1007 d x 0,35
4cv d x 0,575 (d x 0,323) + 1 262  d x 0,387
5cv d x 0,603 (d x 0,339) + 1 320  d x 0,405
6cv d x 0,631 (d x 0,355) + 1 382  d x 0,425
7 cv et plus d x 0,661 (d x 0,374) + 1435 d x 0,446

 

Calcul pour l’indemnité kilométrique pour deux roues

Elle se calcule en multipliant tout simplement la distance (d) parcourue en kilomètre par les indices qu’on peut constater sur le tableau en bas. Le montant dépend uniquement du nombre de kilomètres ayant été parcouru et bien évidemment dans le cadre professionnel.

Par contre, les calculs s’appliquent seulement aux deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3.

Jusqu’à 3 000 km  3 001 à 6 000km plus de 6 000km
d x 0,299 (d x 0,07) + 458 d x 0,162

 

Calcul pour l’indemnité kilométrique moto

L’indemnité kilométrique moto se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le milieu et domaine professionnel, par les indices du tableau montrés ci-dessous. Elle varie selon la puissance fiscale de la moto et du nombre de kilomètres parcourus.

L’indemnité kilométrique pour les motos se calcule plutôt en multipliant la distance (d) en kilomètre qui a été parcouru par la moto, toujours liée avec le domaine du travail.

Puissance fiscale de la voiture Jusqu’à 3 000km De 3 001 à 6 000km plus de 6 000km
De 1 à 2cv d x 0,375 (d x 0,094) + 875 d x 0,234
De 3 à 5cv d x 0,444 (d x 0,078) + 1099 d x 0,261
Plus de 5cv d x 0,575 (d x 0,075) + 1 502  d x 0,325

 

Calcul pour l’indemnité kilométrique pour vélo

Avec les modifications, l’indemnité kilométrique vélo qui remplace désormais le forfait mobilités durables.

Avant, l’employeur pouvait rembourser à ses employés la somme de 0,25 euro par kilomètres parcourus.

Maintenant, l’employeur peut rembourser un maximum de 500 euros par an.

Calcul pour l’indemnité kilométrique cyclomoteur

Le barème kilométrique dédié à un cyclomoteur se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le cadre de l’exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous.

Voici le barème au niveau du code de la route pour l’imposition des revenus 2021.

Puissance administrative Jusqu’à 3000 km 3001 à 6000 Plus de 6000 km
50cc et moins d x 0,299 (d x 0,07) + 4 580 162 € x d

Concernant le fonctionnement des frais kilométriques

Afin de bénéficier de remboursement de vos frais de transports, si vous êtes salarié, vous avez trois (3) options :

Calculer les sommes à ôter tout en utilisant les barèmes de l’administration. Ce barème concerne de frais réels. Il est destiné à couvrir les frais de réparation, d’assurance ainsi que les frais de carburant. Par contre, les frais de stationnement génèrent une déduction spécifique. Il faut, dans ce cas, fournir des justificatifs supplémentaires.

Enlever 10 % de votre revenu d’une manière forfaitaire.

Déduire les dépenses réelles de transports en donnant des papiers pour justifier le montant ainsi que la date de la dépense. Dans ce cas, les frais à déduire à part les frais de stationnement, de péage pour votre véhicule sont limités par le barème par rapport à la distance parcourue.

Avec le baromètre kilométrique, comment remplir sa déclaration d’impôt ?

Le taux d’imposition appliqué pour la déduction à la source diminue à partir des frais calculés grâce au barème qui ont été déduits dans le revenu imposable.

Pour en bénéficier, vous devez renoncer au prélèvement forfaitaire de 10 %, limité à 12 829 euros, liée aux frais professionnels, quand vous remplissez la déclaration de revenu.

Si possible, vous devez déclarer votre montant réel lors de la déclaration des frais professionnel. Cela impose des contraintes :

  • Vous êtes obligé de recenser l’ensemble des frais concerné pour les activités liés dans le domaine de travail au titre de l’année 2021. Cela concerne les déplacements, les repas, les habits, les équipements informatiques…
  • Vous devez aussi vérifier la justification des dépenses et la nécessité de tout cela. Il faut montrer tout ce qui est papier justificatif. Cela pourrait varier (facture, note, bon de livraison…).

Par ailleurs, il est dans votre obligation de rédiger une liste comprenant l’intégralité de vos frais afin de les joindre en note détaillée dans votre déclaration de revenus. Il faut alors vérifier si le montant total de vos frais liés dans le domaine professionnel est excédant au montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Les indemnités données par votre dirigeant doivent être strictement comptabilisées pendant votre déclaration. Ainsi votre revenu imposable gonflera