La gestion interne d’une entreprise occupe une place importante dans son développement. Pour améliorer la gestion de ses collaborateurs, plusieurs solutions sont à la disposition des entreprises. Parmi ces solutions de gestion interne, nous pouvons citer l’intranet.
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Qu’est-ce que l’intranet ?
L’intranet est une application propre à une société. Il est également nommé réseau social entreprise car il possède de nombreuses similarités avec les réseaux sociaux comme Facebook, LinkedIn ou Instagram. D’ailleurs, son interface est faite exactement de la même manière afin de faciliter son utilisation. L’intranet contient toutes les informations en rapport avec l’entreprise et son mode de fonctionnement. Son accès est uniquement réservé aux employés de la société afin de protéger les données traitées au sein de la structure.
Les fonctionnalités présentes sur le réseau intranet varient en fonction des besoins de l’entreprise. Mais généralement, il comporte :
- Une page d’accueil : comme avec un réseau social, il est possible de voir défiler sur les pages d’accueil l’ensemble des publications effectué par les collaborateurs. Ces derniers tournent autour des activités socio-entreprises dans l’entreprise. Les visiteurs ont la possibilité de laisser des commentaires sur les actualités en question afin de donner leurs avis sur le sujet.
- Une boîte de réception : cela permet aux collaborateurs d’interagir avec d’autres personnes travaillant dans la société. Les échanges sont généralement contrôlés par des administrateurs afin de garder un minimum de professionnalisme sur le site web en question. La boîte de réception présente sur l’intranet réseau détient la même capacité d’envoi qu’un email. Elle peut donc supporter les pièces jointes et des documents.
- Une barre d’outils : cette option regroupe de nombreuses autres applications jugées indispensables dans la vie professionnelle d’un salarié. Ces dernières ne sont pas directement présentes sur la plateforme afin d’éviter une saturation du site. La barre d’outils renvoie donc l’utilisateur sur un autre site afin de lire le contenu de l’application en question. Tel est le cas de la fiche de paie. Une icône représentant un bulletin de paie est présente sur l’option en question. Cette dernière est rattachée à un lien bien spécifique permettant à l’employé de voir et télécharger l’ensemble de ses fiches de paie depuis une plateforme bien définie. Cette dernière est également bien sécurisée afin d’éviter les piratages.
- Un espace personnel : l’espace en question renferme des informations relatives aux collaborateurs. Il contient la photo de l’utilisateur, son adresse, son numéro de matricule, et d’autres informations personnelles. Les données présentes dessus peuvent être modifiées par le propriétaire du compte à tout moment.
Pourquoi mettre en place l’intranet au sein d’une entreprise ?
L’utilisation de l’intranet permet à une entreprise d’augmenter sa productivité. Les collaborateurs pourront se concentrer à 100 % sur leurs travaux. Ils vont passer moins de temps sur leurs téléphones sous prétexte de communiquer entre eux. La présence d’un tel outil permet également à la société d’éviter de monopoliser une salle pour effectuer une réunion. Les responsables ont la possibilité de publier une vidéo contenant toutes les informations à transmettre aux salariés. Le contenu de ce communiqué peut être visualisé à tout moment et partout dans le monde permettant aux employés de rester à jour sur les actualités.
Il est également très utile pour les entreprises ayant des télétravailleurs. L’accessibilité de ce site web partout dans le monde renforce la cohésion indispensable entre les collaborateurs. Ils peuvent discuter et s’entraider facilement sur la plateforme augmentant ainsi leur efficacité dans l’accomplissement de leur activité.
La présence des avantages intranet au sein d’une entreprise permet une meilleure gestion de nouveaux projets. La présence de toutes les informations sur une même plateforme permet aux salariés de travailler efficacement. Les superviseurs ont la possibilité d’attribuer une tâche bien précise à chaque membre de l’équipe. Et ils ont la possibilité de voir l’avancée des travaux depuis l’intranet. Cela donne donc un meilleur contrôle sur l’ensemble des activités réalisées par les collaborateurs.
L’intranet facilite également l’intégration de nouveaux collaborateurs dans la vie active de l’entreprise. Ces derniers auront la possibilité de voir les dispositifs en vigueur dans le département auquel ils sont affiliés. Ce site web permet également à ces derniers de connaître les membres de ses équipes et de pouvoir interagir avec eux. Les fonctionnalités présentes sur ce réseau peuvent être programmées de manière à rappeler systématiquement les tâches que les nouveaux salariés doivent effectuer. Cela va les rendre plus autonomes et plus efficaces pour l’équipe.
L’intranet peut être associé à d’autres logiciels afin d’assurer une meilleure organisation en interne. L’organisation d’une fête de fidélisation des employés est devenue plus facile avec la présence d’un intranet.
Quels sont les bienfaits de l’intranet pour les employés ?
Les employés sont les principales cibles de l’instauration de l’intranet au sein d’une entreprise. Mais quels vont être les avantages que cela va leur apporter ?
Gain de temps
Intranet dispose les employés de toutes formes de déplacement inutile dans le local de la société. Ils ne vont plus perdre de temps à se rendre dans le bureau de quelqu’un. Ils vont pouvoir se transférer directement entre eux depuis des dossiers importants depuis l’interface du site web. Ils vont également pouvoir terminer à temps leurs tâches grâce à une importante diminution du temps perdu pendant les réunions. Cela résulte du fait que les nouvelles informations vont directement être publiées sur l’intranet de l’entreprise.
Facilité de communication
Intranet dispose d’une fonctionnalité permettant aux employés de communiquer entre eux depuis leurs ordinateurs de travail. Cet avantage leur permet donc de discuter de sujets professionnels directement depuis le site web. Cela est important dans le sens où les salariés n’auront pas besoin d’utiliser leurs téléphones pour communiquer d’information sensible facilitant ainsi la communication interne. Ils ne vont donc pas épuiser leurs forfaits personnels pour des choses du travail.
Intranet entreprise permet également de mettre en valeur le travail de chacun d’entre eux. Cette plateforme est parfaite pour démontrer l’efficacité d’une personne au sein de l’entreprise réseau. Cette forme de reconnaissance est parfaite pour motiver les collaborateurs à faire de leur mieux.
L’existence de l’intranet permet également à ces derniers de faire entendre leurs voix. En effet, ce logiciel octroie une libre expression à toutes les personnes travaillant au sein de la société. Elles peuvent donc exprimer leurs mécontentements et leurs opinions afin d’améliorer la gestion interne. Intranet permet donc aux employés de contribuer à rendre agréable l’environnement de travail.
Contrôle sur la production
Intranet fonctionne comme un Wikipédia centré sur l’entreprise avantages et ses activités. Les salariés ont donc la possibilité de consulter en temps réel des informations sur la manière de faire une procédure. Cela est vraiment pratique pour les nouveaux collaborateurs. Cela va leur permettre d’avoir constamment une forme d’assistance prête à leur venir en aide en cas d’oubli.
Ce site web permet également aux collaborateurs de communiquer avec leurs supérieurs pour demander de l’aide en cas de besoin. Et l’étendue de la capacité d’action de ce dernier permet à l’employé d’entrer en contact avec toutes les figures-cadres dans la société. Tout cela permet à une personne en difficulté d’avoir les aides dont elle a besoin rapidement afin de ne pas impacter sa productivité.
Intranet outil permet également de voir l’évolution de la production d’un sujet. Le fait qu’il fonctionne comme un réseau social, chaque personne dispose donc d’un compte sur lequel ses activités sont répertoriées. Les informations en question sont constamment mises à jour afin de permettre aux employés de voir leurs positions par rapport à leurs objectifs. Ces derniers vont ainsi pouvoir ajuster leurs productions afin d’être à l’objectif à la fin du mois.
Les supérieurs vont également pouvoir adapter leurs comportements avec leurs disciples avec les données trouvées sur la place intranet. Ils vont savoir plus facilement qui a besoin de plus de motivation et qui mérite de la reconnaissance.
Comment mettre l’intranet en place ?
La mise en place d’un intranet collaboratif nécessite des savoir-faire particuliers. Elle doit de ce fait être réalisée par un programmeur professionnel. Tout comme la création d’un site internet normal sur internet, un intranet a besoin d’un bon serveur pour fonctionner convenablement. Un professionnel est plus apte à trouver un hébergeur web afin de rendre cela possible. Il existe beaucoup d’autres détails très importants dans la mise œuvre d’un intranet social à part la recherche de l’hébergeur. Toutefois, voici, en globalité, les étapes à suivre pour lancer un tel site web dans une société :
La création d’une maquette
Au cours de cette période, le programmeur va concevoir un prototype du logiciel intranet. Il va fonder ses travaux sur les besoins de la société donneuse d’ordre. Le design du site va être défini au cours de cela.
La conception du site proprement dite
Une fois le prototype validé par le client, le webmaster peut concevoir le site web professionnel. Cette étape étant la base de tout le reste, elle prend un peu de temps.
Le lancement du site au sein d’une équipe teste
L’entreprise intranet va d’abord être testée par une équipe test afin de voir son efficacité. Un constant audit va être réalisé par le programmeur durant la période de test afin de détecter les failles sur la plateforme.
La mise au point du site
Le professionnel en création de sites va corriger toutes les erreurs détectées durant le test. Cela est fait afin de rendre le site parfait.
Le lancement officiel de l’intranet
L’ensemble des collaborateurs va pouvoir utiliser l’intranet moderne sans la moindre restriction. Des identifiants vont être communiqués afin d’assurer la confidentialité des données traitées en interne.