Depuis 2014, toute société ou entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés et l’impôt sur le revenu sont obligées de présenter les écritures comptables sous forme de fichiers dématérialisés (FEC) à l’administration fiscale. Cette nouvelle mesure a été prise pour faciliter le contrôle fiscal des entreprises. Mais qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ? Quelle est son utilité ? Qui doivent présenter des fichiers des écritures comptables ? Comment assurer sa conformité ? Et en cas de non conformité, quelles sont les sanctions ?

Tout ce qu’il faut savoir sur le « Fichier des Écritures Comptables »

Le FEC est né de l’initiative de l’Organisation de Coopération et de Développement Économique (OCDE) en 2005. Le but était d’instaurer une relation harmonieuse entre l’entreprise et l’administration fiscale dans le cadre du contrôle fiscal. L’utilisation de ce fichier est obligatoire depuis 2014.

La tenue du fichier des écritures comptables n’est plus une chose nouvelle pour toute société qui tient leur comptabilité par un système informatique. Ce fichier est un document informatique normé contenant toutes les données de comptabilité, ainsi que les écritures comptables d’une entreprise au titre d’un exercice. Plus précisément, c’est un fichier qui énumère toutes les transactions opérées par une entreprise au cours d’un exercice comptable.

Elle sert de source fiable pour l’administration fiscale qui se charge des vérifications de toutes ces transactions sans pour autant avoir accès aux livres de compte de chaque structure.

Le FEC est déjà standardisé à l’échelle nationale afin de favoriser la relation des entreprises avec l’administration fiscale. Cela permet à cette dernière de faire les vérifications nécessaires, et le contrôle de chaque entreprise. Avant de procéder au contrôle, l’administration émet toujours un avis pour que l’entreprise puisse se préparer.

Chaque établissement doit respecter les normes relatives au FEC à savoir son format, et également son contenu qui est composé de :

  • Code du journal de l’écriture comptable ;
  • Libellé du journal de l’écriture comptable ;
  • Numéro de l’écriture comptable qui devait être basé sur une séquence continue ;
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
  • Numéro de compte qui est un compte réellement utilisé par l’entreprise en fonction de son plan comptable ;
  • Libellé de compte ;
  • Numéro de compte auxiliaire ;
  • Libellé de compte auxiliaire ;
  • Référence de la pièce justificative ;
  • Libellé de l’écriture comptable : identification littérale du motif de l’écriture comptable ;
  • Montant au débit ;
  • Montant au crédit ;
  • Lettrage de l’écriture comptable ;
  • Date de lettrage ;
  • Date de validation de l’écriture comptable !
  • Montant en devise ;
  • Identifiant de la devise ;

Tous les contenus doivent normalement être utilisés. Cependant, il est nécessaire de savoir que si certains contenus manquent, il faut juste laisser les colonnes vides.

L’utilité du fichier des écritures comptables

Le FEC a été surtout créé en vue de rendre harmonieuse la relation des administrations fiscales et les entreprises. En effet, en raison des contrôles fiscaux faits par l’administration concernée, chaque institution soumise à l’impôt sur les sociétés doit leur présenter le fichier FEC. De ce fait, le FEC sert de base pour faire toutes sortes de calculs et classement des données. En d’autres termes, le FEC permet au vérificateur de comptabilité le pouvoir de mettre en relation la conformité les documents comptables avec les déclarations fiscales.

Le responsable de l’administration fiscale va juste s’assurer que tous les documents fournis par les entreprises au moment du contrôle sont les mêmes que ceux déposés lors de déclaration.

Cela lui permettra davantage d’économiser plus de temps parce qu’elle n’aura pas à se rapprocher auprès de chaque entreprise. De plus, c’est une façon efficace de décaler sa présence au sein de cette dernière. Plus encore, il serait facile pour le fisc de détecter toutes les anomalies qui se trouvent dans la comptabilité d’une entreprise donnée. Nous pouvons donc tirer de cela que le FEC est un moyen qui facilite, et accélère la tâche des vérificateurs comptables lors de ses contrôles.

Pour l’entreprise, le FEC est un meilleur moyen pour faire le contrôle de son fonctionnement interne, pour veiller à l’authenticité de ses données financières. Cette fonctionnalité peut servir pour s’assurer de l’avenir de l’entreprise.

Les entreprises tenues aux obligations d’utiliser le FEC

Certaines entités sont systématiquement obligées de remettre une copie du fichier des écritures comptables. En l’occurrence, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité par un système informatisé sont tenues de cette obligation. Elles doivent ainsi recourir à la tenue de ce fichier comptable. Par contre, les auto-entrepreneurs, même s’ils utilisent un système informatique comme support de leur comptabilité, ne sont pas touchés par cette règle.

De plus, les entreprises assujettis à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu devraient également tenir ce fichier, à condition qu’ils soient dans la catégorie des sociétés qui génèrent des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA).

Ensuite, les contribuables qui relèvent d’un régime réel d’imposition dicté par la disposition du Code général des impôts doivent présenter le FEC lors des contrôles fiscaux.

Enfin, les contribuables font l’objet d’une vérification de comptabilité dont l’avis de contrôle a été émis à partir du mois de janvier 2014. De l’autre côté, les sociétés civiles immobilières ou SCI ne sont pas contraintes à cette règle.

La vérification de conformité du FEC

Il est crucial de vérifier la conformité du FEC aux normes déposées. Cette tâche est celle de l’expert comptable, car c’est lui qui crée le fichier en faisant en sorte qu’il respecte les normes, et qu’il le vérifie ensuite. Il est donc le premier responsable si jamais une non conformité est constatée. Mis à part le recours à un expert comptable, le FEC peut être généré depuis le logiciel comptable de l’entreprise. La société doit alors tester si son FEC respecte les normes requises pour ne pas être soumis aux risques. Actuellement, les outils de test en ligne sont de plus en plus nombreux.

Voici les normes édictées par l’administration fiscale que le FEC doit respecter. Ceci doit :

  • Être rédigé en Français ;
  • comporter les 18 zones prévues, listées dans un ordre prédéfini ;
  • se présenter sous forme d’un fichier à plat avec organisation séquentielle et structure zonée ;
  • utiliser des caractères spécifiques : norms ASCII, ISO 8859-15 ou UTF-8 ;
  • être nommé suivant une nomenclature particulière.

Comment exporter un fichier FEC d’un logiciel de production comptable

Il y a plusieurs étapes à suivre pour exporter les FEC de vos logiciels de production comptable. Parmi ces logiciels, il y a Sage, Comptacom, EBP, etc. que les entreprises peuvent utiliser.

Découvrez comment générer un FEC depuis Comptacom.

L’exportation de vos écritures au format FEC doit être précédée de quelques opérations préalables.

  • Les écritures doivent être équilibrées à la journée.

Utilisez l’outil d’éclatement des écritures.

  • Les écritures doivent être validées. Elles ne peuvent plus être modifiées.

Vous pouvez vous servir de l’outil de validation des écritures, ou directement procéder à la clôture de votre exercice comptable.

Les champs suivants doivent être remplis pour faire l’export du fichier :

  • Votre courriel ou l’adresse auquel vous souhaitez recevoir un compte – rendu d’exécution de l’import ;
  • Sélectionnez un ou plusieurs destinataires. Mais dans ce cas, vous devez préalablement créer des utilisateurs avec leurs courriels dans le dossier ;
  • Verrouillez l’exercice ;
  • Format (choisir le format du fichier à exporter)

Enfin, pour déclencher l’export, vous n’avez qu’à appuyer sur la coche de validation.

Les sanctions attribuées en cas de non conformité

La non remise du fichier des écritures comptables lors des contrôles fiscaux ainsi que la non conformité de ce fichier entraîne des sanctions. Comme il s’agit d’un moyen pour le fisc de faire son contrôle, toutes les transactions effectuées par une société seront facilement décortiquées par les responsables. Si ces derniers s’aperçoivent qu’il y a des irrégularités, ils se chargeront de les rectifier pour ensuite faire une réévaluation de l’impôt. Ils vont soumettre l’entreprise à des sanctions. Pour éviter ce genre de conflit avec le fisc, les entreprises font parfois appel à des experts. C’est également pour garantir la sécurité juridique de ces institutions.

S’il n’y a aucune rectification apportée, l’amende s’élève à 5 000 €. Mais par contre, en cas de rectification, l’amende s’élève jusqu’à 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Sans pour autant être inférieur à 5 000 €. Ces dispositions sont mises en vigueur depuis le 10 août 2014 et l’amende est infligée par exercice comptable.

Depuis l’année 2014, les entreprises qui se servent d’un système informatique pour tenir leur comptabilité sont obligées de tenir un fichier des écritures comptables. Ce fichier qui a été généré depuis un logiciel comptable ou bien créé et vérifié par un expert comptable doit être conforme aux normes déposés.

Il doit être présenté lors des contrôles fiscaux puisqu’il facilite, et accélère la tâche des vérificateurs. Les irrégularités constatées par les responsables de la fiscalité entraînent des sanctions pour l’entreprise. Ainsi, en cas d’absence ou non conformité du fichier FEC, l’entreprise sera infligée d’une amende. Un redressement fiscal peut même avoir lieu.