La transformation numérique des entreprises est devenue un sujet très controversé ces dernières années. Avec la démocratisation d’Internet, les comportements des consommateurs ont changé. Les acteurs économiques doivent s’adapter à cette évolution pour pouvoir rester compétitifs. De nos jours, la digitalisation n’est plus considérée comme une option. C’est désormais un virage inévitable par lequel tous les entrepreneurs souhaitant faire prospérer leur activité doivent passer. La numérisation doit toucher tous les organes de l’entreprise à commencer par son conseil d’administration.
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L’importance de la digitalisation d’entreprise
À l’ère du marketing numérique, on entend le terme digitalisation partout. Mais il se pourrait que tout le monde ne comprenne pas de quoi on parle exactement. Voilà pourquoi il convient d’expliquer la signification de cette expression. Et pourquoi les entreprises sont obligées de franchir ce cap ?
Au sens large du terme, digitaliser ou numériser consiste à transformer un objet, un process ou encore une profession en un code informatique dans le but de le rendre plus performant. La digitalisation a débuté avec l’arrivée d’internet. Elle touche plusieurs domaines. Pour les entreprises, la numérisation implique le recours à toutes les technologies digitales disponibles en vue d’améliorer les performances de celles-ci.
La transformation numérique apporte de nombreux avantages indéniables à l’entreprise. Mais il est à noter qu’elle doit faire l’objet d’une stratégie bien réfléchie.
Digitaliser votre activité vous permet de gagner un temps considérable dans la réalisation des processus. La communication entre les différents métiers de l’organisation sera beaucoup plus rapide et simplifiée, ce qui assure une meilleure collaboration entre les équipes. La mutation digitale est également un facteur de bien-être au travail. Le recours à des objets connectés apporte de l’ergonomie au sein de l’entreprise. Alors, la digitalisation favorise les conditions de travail de vos collaborateurs.
La dématérialisation des tâches permet également d’analyser et d’optimiser les dépenses de façon précise, et donc une augmentation de la rentabilité. Grâce à une communication ciblée, les coûts seront allégés.
L’automatisation de votre activité est un véritable atout concurrentiel. Cette étape ne doit pas être négligée si vous souhaitez développer votre entreprise. Comme tous les autres départements de votre enseigne, votre conseil d’administration ne doit pas non plus passer à côté de la digitalisation. Pour en savoir plus à ce sujet, continuez à être attentif à cet article.
Les bonnes raisons de digitaliser son conseil d’administration
Le conseil d’administration d’une entreprise a pour fonction de gérer les grandes orientations de celle-ci. Il s’agit de l’organe compétent pour la détermination des choix stratégiques relatifs à l’enseigne.
D’après les statistiques, plusieurs entreprises françaises sont encore résistantes à l’idée de dématérialiser leur gouvernance. Les supports papier sont omniprésents dans l’organisation des réunions stratégiques. Du coup, de nombreuses enseignes ont encore du mal à s’en défaire. Mais comme évoqué tout à l’heure, ce n’est plus le temps de réfléchir. Il est temps de passer à l’action. Voici les principaux atouts d’un conseil d’administration dématérialisé :
Gagner du temps et de l’argent
Préparer une réunion du conseil d’administration est un travail chronophage nécessitant beaucoup de temps. Digitaliser votre conseil d’administration permet une organisation efficace de vos réunions stratégiques. Grâce au recours à des outils digitaux, établir l’ordre du jour, inviter les administrateurs, communiquer les procès-verbaux et effectuer toutes les autres tâches relatives à l’organisation et la gestion des meetings seront grandement simplifiés.
Avec l’automatisation des tâches, le recours au papier pour l’organisation des réunions n’est plus utile. Cela permet d’économiser sur tous les coûts relatifs à la gestion physique des meetings stratégiques. L’utilisation d’une plateforme digitalisée permet aux entreprises de réaliser des économies non négligeables.
Une efficacité optimale
La numérisation de votre conseil d’administration permet une meilleure gouvernance de votre entreprise. Elle stimule la collaboration entre les membres du conseil. Les échanges s’effectueront à travers des outils numériques performants, ce qui permet la prise de meilleures décisions pour l’organisation.
Les administrateurs d’une entreprise ont souvent un emploi du temps très chargé. Pour les organisateurs de réunion, il est souvent difficile de trouver un créneau adapté à tous les membres pour organiser le rassemblement du conseil d’administration. D’où la nécessité de la digitalisation des réunions. Grâce à des outils innovants, les réunions peuvent avoir lieu n’importe où et n’importe quand.
Une protection accrue des données confidentielles
Les décisions déterminant l’avenir de l’entreprise seront prises lors des meetings du conseil de direction. La protection des données est donc cruciale. La dématérialisation de votre conseil d’administration vous apporte une protection accrue contre les éventuelles fuites d’informations. L’utilisation des solutions performantes minimise les pertes de données tout en sécurisant le partage des informations.
Un conseil d’administration responsable
Digitaliser votre conseil d’administration est également un bon moyen de participer à une démarche écologique. Puisque vous n’utilisez plus des dossiers papier, vous réduisez significativement votre empreinte carbone. Ainsi, vous contribuez à la mise en place du développement durable.
Les étapes clés pour une numérisation réussie
Si vous êtes convaincu par l’importance de la dématérialisation de votre conseil d’administration, il est temps de connaitre les démarches à suivre pour réussir cette étape.
Quelle que soit la taille de votre structure, la première à chose à faire c’est d’évaluer le contexte dans lequel votre entreprise se trouve. Diagnostiquez les besoins de votre organisation. Si vous êtes organisateur des réunions des instances du conseil d’administration, demander le soutien préalable du Président du conseil sur le sujet est également primordial. Ensuite, communiquez le souhait d’adopter un outil de dématérialisation de réunions à l’ensemble des administrateurs. Ceci dans l’objectif d’obtenir un accord collectif.
Quand ce sera fait, il est recommandé de nommer un responsable du projet de digitalisation des processus de préparation de meetings. Le secrétaire du conseil de direction serait la personne la mieux indiquée pour cette mission.
Choisir le meilleur outil numérique
Une fois ces démarches effectuées, que tout le monde a donné son accord pour la mise en œuvre du projet, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le meilleur outil pour numériser votre conseil d’administration.
Pour ce faire, déterminez les fonctionnalités que vous désirez pour votre futur logiciel de réunion. Privilégiez une solution d’une simplicité d’utilisation et dont les fonctionnalités soient en phase avec vos besoins. La sécurité des données sensibles et le coût du logiciel sont aussi à vérifier.
Le portail digital Skope fait partie des outils de réunions proposés aux entreprises pour fluidifier leur gouvernance. Vous pouvez demander une démonstration pour en savoir davantage sur le fonctionnement de cette plateforme.