Quel que soit son contrat de travail CDI ou CDD, tout employé a le droit d’un congé payé par son employeur. Ils portent bien leurs noms, car les salariés profitent de quelques jours de repos, tout en conservant leur rémunération habituelle. Cette dernière prend la forme d’une indemnité et doit être réglé par l’employeur, selon un cadre légal prédéfini. Voici une fiche d’information sur le calcul des congés payés ainsi que son fonctionnement.

Qu’est-ce que les congés payés ?

De manière simple, les congés payés sont les jours d’absences durant lesquelles les salariés sont rémunérés. C’est l’un des congés que tout salarié est autorisé par son employeur à quitter provisoirement son emploi.

En principe, c’est l’employeur qui fixe les dates et l’ordre de départs, mais dans les faits, ces congés sont souvent négociés. Pour en bénéficier, le salarié doit au moins avoir effectué 10 jours de travail dans l’entreprise pendant la période de référence. Cette période démarre le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.

Pendant les jours de congé, le salarié ne touche pas son salaire, mais une indemnité de congés payés. Cette indemnité correspond à la totalité des droits de congé d’un salarié dont ce dernier n’a pas profité et auxquels il avait droit. L’indemnité est donc la somme d’argent qu’un employé peut percevoir à la fin d’un contrat. Les personnes retraitées, démissionnées, licenciées, ont toutes droit à cette somme.

Qui a droit aux congés payés ?

Les congés payés concernent absolument tous les salariés qu’il soit ouvrier, cadre ou employé. Peu importe son contrat de travail (intérim, CDD ou CDI), la durée du contrat, l’ancienneté, ou le temps de travail, tout travailleur en bénéficie chaque année. Cette disposition est d’ordre public. Le congé est payé et organisé par l’employeur, et il ne peut pas demander au salarié de remplacer sa prise de congé en contrepartie du versement d’une indemnité compensatrice. De même, le salarié ne peut pas refuser de prendre ses congés payés, y compris en échange d’une indemnité.

Comment compter les congés payés ?

Chaque année, tout employeur doit compter et calculer l’indemnité de congés payés pour ses employés. Selon l’article L.3141-3 du Code du travail, « le salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur ». Généralement, le décompte de congés payés s’effectue en jours ouvrables. Mais des exceptions sont toutefois prévues pour certains cas. De toute évidence, les nombres des congés acquis sont mentionnés dans chaque bulletin de salaire.

La prise de congé doit respecter certaines règles. Selon la modalité de prise des congés payés, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines, soit 12 jours ouvrables, il doit être pris de façon continue. On dit, jour ouvrable, tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de congé hebdomadaire (le dimanche). Pour compter, il est nécessaire d’additionner le nombre de jours ouvrables entre le premier et le dernier jour de congé.

Comment calculer l’indemnité de congé payé ?

Pour calculer l’indemnité de congés annuels due à un salarié, il faut tenir compte des caractères de salaire à retenir et à exclure.

Les éléments de salaire à prendre en compte pour déterminer le montant de l’indemnité sont les suivants :

  • Le salaire de base
  • Les heures supplémentaires ou le travail de nuit
  • La prime d’ancienneté et la prime d’assiduité
  • Les commissions (pour les commerciaux)
  • La prime d’astreinte et la prime d’expatriation
  • Les indemnités de congés payés de l’année précédente
  • toutes les indemnités du travail effectif (complément de salaire dû à un accident de travail, congés de maternité, congé parental)
  • les avantages en nature

Les éléments à exclure de l’indemnité sont :

  • Toutes les primes exceptionnelles ou non affectées par la prise des congés (13e mois, prime de fin d’année, prime d’intéressement, prime de participation, prime de bilan, etc.)
  • Les remboursements de frais professionnels

Pour procéder au calcul du congé payé, 2 méthodes existent.

  • La méthode qui est basée sur les jours ouvrables

Cela veut dire qu’une semaine correspond à 6 jours, du lundi au samedi. Ainsi, chaque travailleur présent sur toute la période de référence a droit à 5 semaines de congés payés, soit 5 x 6 = 30 jours de congé par an. Ce qui implique que l’employé a droit à 2,5 jours de congé par mois, soit 30/12 = 2,5.

  • La méthode qui est basée sur les jours ouvrés.

Cela veut dire qu’une semaine correspond à 5 jours, du lundi au vendredi. Ainsi, chaque travailleur présent sur toute la période de référence a droit à 5 semaines de congés payés, soit 5 x 5 = 25 jours de congé par an. Ce qui implique que l’employé a droit à 20 833 jours de congé par mois, soit 25/12 = 20 833.

Le paiement des congés payés

Après avoir calculé l’indemnité de congés payés, le Code du travail prévoit deux méthodes bien distinctes pour l’exécution du paiement :

  • La première méthode est égale à la règle du 1/10
  • La deuxième méthode est celle du maintien du salaire

Il est à noter que, une fois ces deux calculs réalisés, c’est le montant le plus avantageux au salarié qui sera versé à son compte.

1ere méthode : la règle du 1/10

La « règle du 1/10 » est calculée à partir de la rémunération brute, perçue au cours de la période de référence. Là, l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale du salarié sur la période de référence des congés payés. Cette période correspond 12 mois en général. Elle commence souvent le 1er juin pour se terminer au 31 mai l’année prochaine.

2eme méthode : le maintien du salaire

Cette méthode consiste à rémunérer le salarié comme s’il avait normalement travaillé pendant sa période de congé. Ainsi, elle prend en compte toutes les heures réelles travaillées par l’employé. Le choix le plus juste pour l’employé est sans doute celui des heures réellement travaillées. En plus, c’est celui que la jurisprudence reconnaît.

Bon à savoir : pour effectuer le calcul de l’indemnité de congés payés à temps partiel, c’est l’horaire propre du salarié en congés qui est pris en compte, et non l’horaire collectif de travail.