Chaque mouvement effectué au nom d’une entreprise est précédé d’un document légal. Cela est utilisé afin de faciliter le suivi des flux et tout opération réalisée au sein de la société. Mais comment sauvegarder convenablement un important volume de documents ?
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En quoi consiste le stockage des archives d’une société ?
La loi interdit la destruction de documents officiels au sein d’une entreprise. Cela a été instauré afin de permettre aux autorités de trouver facilement des preuves en rapport avec un agissement malveillant fait par une société. Il peut s’agir d’un détournement de fonds, du blanchiment d’argent ou encore des fraudes au niveau de la déclaration d’impôt.
Le stockage des archives entreprises a également son importance dans le développement d’une société. La présence de certains documents permet d’effectuer des comparaisons basées sur la situation de l’organisme entre deux points différents. Cela permet de trouver facilement les axes d’amélioration pour atteindre un objectif.
Le stockage des archives d’une entreprise consiste donc à garder l’ensemble des documents traités dans un lieu de stockage sécurisé. L’accès à ces dossiers est généralement restreint pour le grand public afin de préserver l’intégrité de l’entreprise. Le mode de stockage peut différer en fonction du statut de la société. Toutefois, les étapes pour stocker les documents restent les mêmes.
Cela commence toujours par l’identification des papiers à stocker. Cette étape permet à l’employé en charge de cette tâche de classer les documents par ordre d’importance et par sa nature. Cette initiative permet donc de déterminer à l’avance le mode de conservation dont les documents en question ont besoin. Il est important de notifier que la durée de vie que détiennent les types de documents est différente. Les dossiers de nature commerciaux sont à conserver entre 2 à 5 ans. Ceux en rapport avec la comptabilité durent 10 ans après la clôture officielle de son exercice. Les documents en rapport avec les fiscaux sont conservés 6 ans avant d’être détruits. Ces durées de stockage sont imposées par la loi et le non-respect de cela est suivi d’une amende.
L’analyse de la valeur légale des documents est l’étape suivant l’identification. Cela permet de réduire considérablement le volume de papier à stocker. En effet, tous les dossiers confiés aux employés chargés de l’archivage ne sont pas tous importants. Certains documents sont des doublons, tandis que d’autres n’ont aucun caractère authentique. Ces derniers ne doivent donc pas être stockés et peuvent être détruits.
Une fois l’analyse terminée, l’employé chargé du stockage peut procéder à la mise en boîte des papiers. Ces derniers vont être nommés et être classés par catégorie.
Comment stocker numériquement des archives d’entreprise ?
Le stockage archivage électronique consiste à rendre numériques les dossiers en version papier. Cela est effectué afin de les placer dans un stockage en ligne comme dans un cloud ou dans un drive. Certaines grandes entreprises optent pour l’utilisation d’une bande magnétique. Cette solution de gestion coûte moins cher qu’un cloud et pourtant elle possède un volume de self stockage vraiment important. Elle met juste un peu de temps à ouvrir un dossier. Les disques réseau figurent également parmi les solutions de stockage archives électroniques efficaces. Ce type d’outils de sauvegarde est connu pour sa grande capacité, mais également pour sa sécurité. Ce type de disque est l’équivalent d’un serveur NAS.
Il est également question de box stockage électronique lorsque les documents officiels sont placés dans des outils en rapport avec l’informatique. Tel est le cas d’un ordinateur, d’une clé USB ou d’une carte micro SD. Certaines personnes optent pour l’utilisation d’un CD ou d’un DVD et d’autres choisissent même des Blu-ray. Toutefois, il est bon de noter que ces éléments détiennent peu d’espace de stockage. Opter pour l’utilisation de ces derniers pousse donc le stockiste à investir dans de nombreux outils électroniques.
Il est recommandé de se tourner vers l’utilisation d’un disque de type HDD ou d’un disque SSD parce qu’ils sont plus fiables et détiennent une importante capacité de stockage. Il est également possible d’utiliser un coffre-fort dit numérique. Ce dernier est vraiment efficace pour sauvegarder d’importants volumes de documents. Il possède également un très bon système de sécurité afin de rendre impossibles les espionnages industriels.
Comment le faire ?
Opter pour un mode de stockage numérique une bonne préparation. Cette initiative doit commencer par le fait de rendre numérique tous les documents traités au sein de l’entreprise.
Chaque salarié doit donc avoir l’habitude de mettre à jour les dossiers assignés à sa personne. Cela va permettre à l’employé chargé d’effectuer le stockage des archives de travailler correctement. D’ailleurs, les sociétés peuvent se passer des services d’un stockiste, à condition que tous les salariés effectuent une sauvegarde automatique de chaque dossier étudié. Il est possible de mettre en point des logiciels capables d’effectuer l’identification et l’authentification de chaque document.
Pour les dossiers en format archives papier, il est possible de les numériser en effectuant un scan. L’authentique copie de ce papier sera par la suite stockée dans un serveur informatique. Ce type de procédé n’est toutefois pas pratique parce qu’il va prendre beaucoup temps.
Quels sont les avantages de cette pratique ?
Opter pour une numérisation des données permet à la société d’avoir plus d’espace dans son local. Cela garantit également la sécurité des informations stockées. Ce type de solution fait également gagner de l’argent à l’entreprise.
En effet, elle n’aurait plus à débourser de l’argent dans l’entretien des salles de stockages. Elle réduit considérablement le travail de la personne chargée de réaliser le stockage des documents. La numérisation des dossiers dispense également la société de l’accumulation de papier dans un espace de stockage. Une telle situation entraîne d’autres problèmes comme la présence de puces et d’autres insectes mangeurs de papier. Cela risque de faire augmenter les dépenses déboursées dans le stockage de la gestion des archives.
Comment stocker physiquement des archives d’entreprise ?
Le mode de stockage archivage physique est le mode de conservation d’archives classique. Cela consiste à placer l’ensemble des dossiers dans une salle bien préparée. Ces derniers sont classés par ordre alphabétique ou par session afin de faciliter le rangement. La salle de self stockage peut être localisée dans l’enceinte du local de l’entreprise. Il peut également s’agir d’un box localisé dans un entrepôt ou dans un garage adapté à la situation.
Comment le faire ?
Le mode de stockage physique suit la procédure de stockage archivage normale. Il s’agit de la méthode TCA qui consiste à effectuer un triage de l’archivage documents. Par la suite, il faut effectuer le classement des dossiers. Cela peut être effectué par classement basé sur la chronologie, classement basé sur les lettres de l’alphabet, tout comme il peut être fait selon le thématique adopté. Et la dernière étape est dédiée à l’action d’archiver les papiers.
Quel type de salle de stockage choisir pour archiver des documents ?
Le choix de la location d’un box de stockage doit être réalisé méticuleusement. Il faut prendre en compte la capacité de l’espace de stockage pour déterminer si elle peut conserver un certain nombre de documents dans de bonnes conditions.
La salle doit également être équipée d’un détecteur de fumées et d’une alarme afin de pouvoir agir rapidement en cas d’incendie ou de vol. Sans oublier qu’elle doit être parfaitement aérée ou ventilée afin d’éviter la dégradation des documents papiers, durant la période de stockage.
Est-ce qu’il y a une autre alternative au mode de stockage des archives d’entreprise ?
Le stockage numérique en lui-même est une alternative au mode de stockage physique. Mais il existe une deuxième méthode de stockage physique, capable de dispenser une entreprise d’une accumulation de dossiers dans son local. Il s’agit de faire appel à l’intervention d’un professionnel en stockage d’archives. Ce dernier dispose des ressources nécessaires pour garder en sûreté des documents importants et sensibles pour l’entreprise.
Ce type de solution est adapté aux entreprises qui viennent de débuter dans le monde de l’entrepreneuriat. Autrement dit, il s’agit d’une solution de stockage destinée aux sociétés ne disposant pas encore de grands locaux. Il est également parfait pour les sociétés qui ne disposent pas assez de fonds pour investir dans des serveurs informatiques sophistiqués.
Comment en trouver ?
Internet dispose d’une longue liste d’établissements spécialisés dans l’art d’archiver des documents papier. Il faut donc voir les commentaires laissés par les autres clients sur le site internet des professionnels en conservation documents. Cela permet d’avoir une idée sur la qualité de services proposée par ces derniers. Et cela va permettre d’opter pour le meilleur.
Pourquoi opter pour cette solution de stockage ?
Solliciter le service d’un professionnel en termes de stockage des archives permet d’avoir moins de responsabilités à honorer. Cela permet également d’avoir plus d’espace de travail au sein du local de location box. Les agences de stockage de documents sont également chargées de se débarrasser comme il se doit les documents mis en sa possession une fois la durée de vie terminée.