Comme son nom l’indique, un EHPAD est un établissement spécialement conçu pour accueillir des personnes âgées invalides ou en perte d’autonomie. Pour en ouvrir un, il faut passer par des démarches administratives et judiciaires plus ou moins complexes, ce qui est tout à fait compréhensible puisqu’il y va du bien-être des seniors. Mais le périple ne s’arrête pas. En effet, ouvrir un EHPAD est une chose, le gérer est une autre. Pour mener à bien votre mission, voici quelques conseils d’expert.
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Utiliser des logiciels de gestion dédiés
La gestion d’un EHPAD n’est pas chose facile, d’où l’utilité des logiciels dédiés. Un engouement pour ces outils informatiques s’explique avant tout par leur côté pratique. En effet, il existe aujourd’hui des logiciels de gestion spécialement conçus pour les EHPAD, les maisons de retraite ainsi que les RSS (Residence Services Seniors). Ils permettent une gestion globale et efficace de ces établissements.
Parmi les principaux avantages des logiciels de gestion pour EHPAD, on cite l’optimisation des tâches, l’amélioration de la communication interne, c’est-à-dire entre les équipes, et le gain de temps. Ce n’est pas tout ! En optant pour des outils de ce genre, vous garantissez également à vos résidents une meilleure prise en charge.
En principe, les logiciels de gestion pour EHPAD arborent deux fonctionnalités majeures. La première vous permet de gérer de manière efficiente toutes les activités de l’établissement. Cela inclut la gestion de l’intendance. La seconde se concentre davantage sur les soins médicaux, le suivi des adhérents et les démarches administratives (nouvelles inscriptions, départs, facturation…).
Se renseigner sur les réglementations en vigueur
Il est à noter que pour ouvrir un EHPAD, vous devez obtenir un agrément du ministère de la Santé. Il vous faut également signer une convention avec l’agence régionale de santé ou ARS et le préfet de la ville où se situe votre établissement. La loi du 2 janvier 2002 vous oblige aussi à réaliser une évaluation interne et externe, sans quoi votre autorisation ne sera pas renouvelée.
Pour ne pas vous perdre dans les méandres du système juridique, intégrez un avocat spécialisé dans votre équipe. Ce dernier peut non seulement vous conseiller, mais aussi vous assister dans vos démarches et défendre vos intérêts devant les tribunaux, si besoin est.
S’organiser au quotidien
Là encore, vous pouvez tirer avantage de votre logiciel de gestion pour EHPAD. En effet, cet outil dispose d’un tableau de bord qui est mis à jour régulièrement, vous permettant ainsi de faire un suivi en temps réel de vos activités et de celles de votre établissement. Vous pouvez, par exemple, vous servir de votre logiciel pour définir les tâches que chaque service doit accomplir en une journée. Il en est de même pour les prestataires indépendants. En somme, il n’y a pas mieux pour organiser votre quotidien.
Optimiser les relations avec les fournisseurs, les prestataires et les partenaires
La bonne gestion d’un EHPAD passe également par une relation optimale avec les fournisseurs, les partenaires ainsi que les divers prestataires. On accorde une importance majeure à ce point, car le bon fonctionnement de l’établissement en dépend.
Ici, l’objectif est de déterminer de manière concise les besoins de vos collaborateurs et de trouver des solutions pertinentes pour les combler.