Il est important de bien faire attention lors d’une conception de factures. En effet, une facture doit comprendre quelques mentions obligatoires.

A quoi sert une facture ?

Une facture est un document remis à l’acheteur par le vendeur pour encaisser le paiement. Il comprend le coût des produits achetés ou des services rendus à l’acheteur. Les factures peuvent également servir de documents juridiques, si elles contiennent les noms du vendeur et du client, la description et le prix des biens ou des services, et les conditions de paiement.

Tenir des registres

L’avantage le plus important d’une facture est la possibilité de conserver une trace légale de la vente. Cela permet de savoir quand un bien a été vendu, qui l’a acheté et qui l’a vendu.

Suivi des paiements

Une facture est un outil précieux pour la comptabilité. Il aide à la fois le vendeur et l’acheteur à suivre leurs paiements et les montants dus.

Protection légale

Une facture en bonne et due forme est la preuve légale d’un accord entre l’acheteur et le vendeur sur un prix fixe. Il protège le commerçant des poursuites frauduleuses.

Déclaration fiscale facile

L’enregistrement et la conservation de toutes les factures de vente aident l’entreprise à déclarer ses revenus et à s’assurer qu’elle paie le bon montant d’impôts.

Analyse commerciale

L’analyse des factures peut aider les entreprises à recueillir des informations sur les habitudes d’achat de leurs clients et à identifier les tendances, les produits populaires, les périodes de pointe d’achat, etc. Cela aide à développer des stratégies de marketing efficaces.

Types de factures

En règle générale, il existe six types de factures. Il s’agit notamment des factures pro forma, c’est-à-dire une facture qui indique simplement le montant qui sera dû une fois les travaux terminés et ne demande pas nécessairement le paiement.

Les factures intermédiaires concernent les projets en cours dont le paiement global peut être divisé en segments à payer, ce qui aide une entreprise à gérer ses flux de trésorerie.

Les factures récurrentes sont des demandes de paiement pour des services en cours comme l’adhésion ou les abonnements.

Les factures en souffrance alertent un client sur le fait qu’il est en retard de paiement et qu’il doit régler.

La facture finale est une facture envoyée à la fin d’un projet. Enfin, une facture diverse est une facture qui couvre tous les paiements qui ne correspondent généralement pas à une facture.

Mentions obligatoires sur une facture

Si vous êtes un professionnel, et vous avez une facture à faire, il est nécessaire de mentionner les informations suivantes sur la facture :

  • Votre identité et celle du client
  • Votre numéro individuel d’identification à la TVA, et celui du client
  • La date quand la facture est émit
  • Numéro de facture
  • Date de prestation de services / date de vente du produit
  • La quantité de produits vendus, une dénomination détaillée et le prix unitaire des services ou des produits vendus
  • Taux de TVA applicable
  • Le montant total hors taxes comprises puis toutes taxes comprises
  • Conditions de paiement
  • Conditions d’escompte dans le cas où les paiements sont anticipés
  • La somme à payer en cas de retard de paiement (pénalité)
  • La somme d’indemnité forfaitaire due par un créancier professionnel dans le cas où il y a un retard de paiement
  • Votre adresse de facturation et celle du client, si cette dernière est différente des adresses
  • Un numéro de bon de commande

Forme de la facture

Pour faire une facture, il faut suivre la forme suivante :

  • Rédigée en langue française
  • 2 exemplaires de facture, l’une pour vous et l’autre pour le client
  • Comporte des indications détaillées

Infractions

Ne pas respecter les mentions et la forme en faisant une facture,  mène à payer une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique, et jusqu’à 375 000 € pour une personne morale.

Numéro de facture

Toute facture doit avoir une numérotation de facture. Ce dernier doit être unique.

Si votre facture comporte plusieurs pages, il est obligatoire de mettre le numéro de facture sur chaque page.

Identités des deux parties

La partie pour votre identification doit contenir :

  • Si vous êtes une entreprise individuelle :
  1. Votre nom
  2. Votre prénom
  3. Nom commercial
  • Si vous êtes une société :
  1. La dénomination sociale
  2. Le montant du capital social
  3. La forme juridique
  • Numéro SIREN ou numéro SIRET
  • L’adresse du siège social de votre entreprise
  • Si vous êtes un commerçant, votre facture doit comporter le numéro d’immatriculation figurant sur votre extrait Kbis
  • Si vous êtes un artisan, le numéro d’inscription au répertoire des métiers, que vous verrez sur votre extrait D1, doit être mentionné sur la facture

La partie pour l’identification du client doit contenir :

  • Pour les particuliers :
  1. Leur nom
  2. Leur adresse
  • Pour les entreprises :
  1. Leur dénomination sociale
  2. Leu siège social

Si vous êtes une entreprise de bâtiment, ou si vous exercez une activité artisanale, vous devez mentionner les informations suivantes dans votre facture :

  • L’assurance au titre de votre activité
  • Les coordonnées du garant ou de l’assureur
  • La couverture géographique de la garantie ou de l’assurance

Si vous avez une société en liquidation, vous serez obligé de mentionner « société en liquidation » à côté de votre dénomination sociale, sur la facture.

Les mentions concernant les ventes et les prestations

Dans votre facture, vous devez mentionner :

  • Pour les ventes :
  1. La nature
  2. La référence
  3. Les caractéristiques de la vente
  4. La quantité de produits
  5. Le prix unitaire hors taxes compris
  • Pour les prestations de services :
  1. La nature
  2. La référence
  3. Les caractéristiques
  4. La quantité
  5. Le prix unitaire ou la somme hors taxes compris
  6. Main d’œuvre
  7. Matériaux fournis

Les mentions concernant la TVA

Pour les professionnels, le numéro d’identification à la TVA doit être mentionné dans la facture, celui du client n’est demandé que lorsque ce dernier doit auto-liquider la taxe.

La facture doit aussi comporter :

  • Le taux de la TVA applicable, à indiquer sur chaque ligne de service ou produit
  • Le récapitulatif de la somme de la TVA

Les mentions concernant les modalités de paiement

Sur votre facture, vous devez mentionner :

  • La date à laquelle le paiement doit être fait, les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi.
  • Les conditions d’escomptes, ou mentionner « pas d’escomptes accordé »
  • Les modes de paiement que vous acceptez

Retard de paiement

Votre facture doit contenir :

  • La somme des pénalités de retard
  • L’indemnité forfaitaire de recouvrement pour les clients professionnels. Le montant d’indemnité forfaitaire est de 40 € mais cela peut augmenter.

Date d’émission et de conservation des factures françaises

Les factures TVA française doivent être émises au moment de la prestation taxable. Les factures doivent être conservées pendant six ans. La France autorise désormais l’utilisation de factures électroniques sous certaines conditions.